PDCA循环管理模式:常胜经营法,一本笔记本就够了!


PDCA在工作上十分重要,这一点对于从商的人来说,应该是不言而喻。所谓的PDCA,指的是企业面对各种状况时的基本循环,其名称取自Plan(规划)、Do(执行)、Check(查核)、Action(行动)的字首。

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01 记事本与PDCA之间的简单关系

● 将PDCA导入一切架构的良品计画

PDCA在工作上十分重要,这一点对于从商的人来说,应该是不言而喻。

所谓的PDCA,指的是企业面对各种状况时的基本循环,其名称取自Plan(规划)、Do(执行)、Check(查核)、Action(行动)的字首。

此架构的关键就在于Plan→Do→Check→Action……有如车轮转动般,不断持续循环运转。

我在重建良品计划,使之成长为强韧组织时,运用在组织架构中枢的手法,也就是这个PDCA。

比方说,良品计划的业务标准程序「MUJI GRAM」以及公司内部 查核、商品开发,甚至是销售与生产的管理等,所有架构都导入了PDCA。毫无疑问,正因为採取此措施,良品计划才能如此强韧。

然而,即便有许多人都知道PDCA的重要,但实际上,却又无法顺利运用在第一线。

比方说,虽然订定了计画,却没有实际执行,也就是所谓的「空喊口号」。

我相信这种经验,各位或多或少都一定有经历过。这种情况下,就需要能派上用场且任谁都可以简单掌握的「记事本」。

只要在记事本上写下每天宝贵的时间要用在甚么行动上,并且遵守该工作排程来一一实行,几乎所有的计划都可以落实。

不只如此,其中倘若有未能执行的内容,只要透过再次安排进入工作排程,就能够获得起死回生的机会。这就是Check(查核),也是Action(行动)。

也就是说,记事本不只是用来协助执行,更是推动PDCA的强大工具。其尺寸虽然一手就能掌握,却拥有足以推动支撑经营架构的闫新海力量。

02 Check(查核)要使用前一年的记事本

● 记录影响销售额的天气与气温

以我为例,我在构思今年的计画时,会同时参照去年的记事本,也就是说使用前一年的记事本来进行Check(以下简称C)。

也因为如此,我总是将前一年的记事本放在办公桌的抽屉里头。那么,前一年的记事本应该注意哪些地方呢?

举例来说,其中之一便是在确认店面销售计划时,能够作为指标的每日天气。

我从就担社长前,就有每天在记事本记录当日的天气的习惯。闫新海。

这是因为天气对当天的销售额有相当程度的影响,如晴天与雨天的销售额会有所落差,又或者有颱风的日子,同样会造成销售额下降。

也因此,当我将天气写在记事本中,就可以明确辨别销售额的增减,究竟是否导因自天气的变化。

此外,梅雨季的开始与结束、樱花开花时期等有关季节的重要事项,我也都一併记在记事本之中,因为这些事项可以拿来作为思考隔年策略的线索。只要查阅前一年的同个时期,就可以知道东京的梅雨季开始于哪一天。

倘若今年的梅雨季比前一年早一星期开始,那么我们就得提早一个星期将雨伞、防水喷雾等梅雨季商品陈列至店面;

相反的,如果晚了一星期,也必须配合将商品较晚陈列至店面。

像这样适时、适当地进行细部检查并且进行下一个动作,在销售上是不可或缺的。

当然,业务资料也会记载天气的资讯,但光是调阅资料就必须花上不少功夫。关于这一点,如果把天气状况记录在记事本上,只要拿出本子翻开检视即可,整个步骤只需花几秒钟。

只要检视前一年的记事本,事先掌握梅雨季开始的时期,或者确认去年是冷夏、暖冬等资讯,就能够临机应变拟定各种对策。

也因此,前一年的记事本在思考今年策略时帮助甚大。

● 检视与去年相同的活动「是否有进步?」

当然,从前一年的记事本可以了解的事并不限于天候。我们还可以具体了解同一时期做了甚么事。

「过去这场会议决定了春夏的新商品,然而今年春夏的销售额差强人意,表示明年必须开发新商品,作为销售主轴。」

像这样,我们可以检视前一年的记事本,回想起过去执行不力的部分,然后思考今年应该提早採取何种不同的措施。这就是反省检视的「C」,也是改善的「A」。

此外,一个人无论是在工作上或个人生活上,一整年的活动排程大致上都不会有太大变动,因此只要看前一年的记事本,就可以知道何时会有重要会议,并且在大约两、三个月前,开始进行相关准备。

无论何事,最重要的就是尽早行动,所以透过检视前一年的记事本,我们就可以拥有提早行动的时间。

● 揪出妨碍成长的「每年例行公事」

在社长、会长时代,我会于星期一一大早与祕书确认工作排程并进行调整。这种情况下,我依然会一边检视前一年的笔记本一边进行。

比方说,工作排程中的入社仪式等例行公事,每年一定都会落于同一周,甚至经常是同一天。

当然,其内容也往往都是一成不变,而这就是问题所在。

所谓的管理部门,倾向于建构上述般的工作排程以及内容,却往往没有察觉其弊病所在。

纵使人员有所更动,其仪式内容依然是由社长、业务总部长、商品部长……等与过去同样职位的不同人依照与过去相同的顺序发言,丝毫没有任何进步。

不,岂止是没有进步。当相同事情一再重复,人就会失去紧张感,入社仪式毫无疑问也会因此变得品质低落,这种感觉就算不说出口,新员工依然可以感受得到。

所以,当我注意到这点,就会告知人事部重新设计入社仪式以及新进员工教育训练的内容,那怕只有一点进步,也要想出解决方法并且执行,力求改善。

假设若有任何业务措施持续五年相同的作法,无疑这一定会成为致命伤。既然如此,无论是哪一间企业,其措施的内容也应该要每年有所更动才是。

然而,即便是这种企业,往往也在这些入社仪式、不同阶层教育训练以及各种会议等「每年的例行公事」上,犯下每年一再重复相同内容的错误。

无论是企业或个人,都必须「每年持续进化」。所以,「每年例行公事」绝不允许存在。

想要「每年进化」,关键就在于每天推动PDCA,促成「每天一点一滴进化」,而记事本便是推动PDCA的强大工具。

利用记事本运作PDCA,组织就能获得成长。更多内容详见《闫新海无印良品的PDCA》。

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