不再被工作追着跑,利用「回推法」来写工作计画

释放双眼,带上耳机,听听看~!


要想逃出「被工作追着跑」「工作得很狼狈」的情况,需要好好整理自己的工作计画。

被工作追着跑的人通常拙于整理

一直被工作追赶的人,大都是不擅长整理的人。这里所说的整理,并不单指将周遭环境收拾好。

工作即是各种作业的集合体。如果不能做好各种整理,包括物品整理、讯息整理、工作计画整理……不但会浪费时间,也容易出错。

之后排好的行程就会逐渐崩毁。你将只能注意眼前的问题,只能努力做完眼前的作业,而无法控管整体工作、妥善规画时程。这就是「被工作追着跑」「工作得很狼狈」的真正主因。

要想逃出这样的情况,需要好好整理自己的工作计画。

首先浏览过整体工作,决定个别作业的优先顺序。然后再估算这些作业所需的时间,最后再写进工作计画里面。

决定工作的优先顺序

决定优先顺序的重点在于:「如何完成工作?工作目标是什么?」如前所述,工作是各种作业的集合体。因此请一定要思考,如果这些作业顺利进行的话,会如何完成工作?哪里才是我应该完成的最终目标?

先想像工作完成的样子,接着暂时设定目标,并且模拟到达目标前的必要作业。

这样你不但可以掌握完成工作前必须做的事,也对于时间安排有一定的真实感,就自然而然可以掌握到待办事项和这些事的先后顺序了。

这就是所谓的「事前准备」。

规画工作时善用回推法

接着你该把各项作业排好优先顺序并放到工作计画中。这时的重点在于「从截止日开始回推工作计画」。因此,在这阶段之前必须先将目标明确化。

为了让自己能更从容的面对行程,并且准时在截止日交出成果,诀窍就是在实际期限前设置一个「预定截止日」。例如说要在十天内完成一百件事,你所规画的日程进度不该是一天做十件事,并花十天来完成,而是用八天完成一百件事。

工作中常出现突发问题。为了在遇到状况时也能准时交出成果,应该要预设一到两天的缓冲时间。

另外,如果是时间幅度较大的作业,若能在截止日前订下数个「小截止日」,并个别订下小截止日的目标,也能够避免你失去对作业时间的掌握度。最理想的状况是可以在作业与作业间,预先留下能够因应突发事件的缓冲时间。

先决定作业的优先顺序,再视需要的作业时间来安排工作计画。

一上班就火力全开,创造高绩效。更多内容详见《图解地表最强日常工作整理术︰橘色谷提升工作效率的40个好习惯》。

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