第一次做PPT就上手!如何做出优秀提案简报?

释放双眼,带上耳机,听听看~!

小米粒们想必都曾经被要求过上台做简报吧!上台简报除了口头报告外,事前的PPT准备也是相当重要的,然而却没人告诉我们该怎么做才是正确的。

别紧张,五斗米现在就要来跟大家分享要怎么做出一份优质的简报。

重点一:架构明确

做简报别当写作文那样天马行空
记得整体架构要明确,并有前后逻辑依据

在开始进行制作之前,务必厘清自己想传达的重点。资料中要能清楚的说明前因后果,并带出结论才是一份好的简报。拟定顺序之后再开始制作内容。

重点二:少即是多!

切记:简报不是论文,不需要满满的文字

首先,先厘清做这份PPT的目的是什么,因为通常简报还会细分成阅读版和提案版这两种版本。

如果像阅读版是呈交给主管自行阅读,记得要将细节描述清楚;但如果是上台报告的提案版,太多的文字反而是没有任何意义的。

由于观众会将焦点放在主讲人身上,并不是看书,没有时间逐字拜读你的大作,所以将重点文字列出来就好,建议可以下列三项为主。

  • 标题:让观众清楚知道话题

当然,如果这几项不足以表明想传达的内容,还是可以加些许辅助说明的文字。但记得针对每项重点的描述尽量不要超过2行文字,以免模糊焦点。

而倘若你担心在报告时遗漏重要讯息,想将所有细节都写上,那就写在”备忘稿”里面吧!在口头简报时,只要使用”简报者检视画面”,就能够让自己看到所有内容,而观众只看到精美的投影片啦!

重点三:图解资讯吸收更快

人是视觉动物,记得:图表比文字更吸睛也更容易理解

大脑在处理文字与图像的方式不同,处理影像图片时是采”同步处理”,处理文字则是以线性的”循序处理”,也因此”图片”在人类的生理上更易于与其他资讯相互连结。这也就是为什么相较于口述和文字,图表反而更有助听众对”想法”及”概念”的理解。

  • 长条图、折线图、圆饼图怎么用?

当要描述市场变化、业绩成长、业绩占比…等数据时,若能以长条图、折线图或者圆饼图来呈现数据,将有助于观众的理解。

  • 表格怎么用?

若是对于两个或多个方案做比较,则可以选用表格来表现,并于表格上将较有优势的一方做记号,这会让观众迅速地掌握两者的差异,自己也能有全盘掌握。

  • 流程图怎么用?

如果要叙述步骤,使用流程图会比”第一步…”、”第二步…”、”第三部…”等文字的赘述还要更加简洁明了。

重点四:适时配图增加印象

我们当然都希望能做出美丽的简报,但如果只是为了要美化,而选择毫无意义的图片,结果只会模糊焦点。如果没有适用的图片,干脆留白、降低简报中的杂讯。例如讲到新美妆产品的提案,当然就该找美妆产品的图片作妆点的素材,而不是Hello Kitty。

切记:图片不仅是美化而是强化印象,因此应采用与内容相关联的图档

想美化但没有适当的图片时,请找些简单的几何形状,像是直线、圆形、三角形等来做美化就好。

重点五:设计跟内容一样重要!

选择方便阅读的文字,并且保持整份投影片的设计一致

就算这份文件只是作为口头简报的辅助,仍应该确保文字是容易阅读的。如果采用美观但不易阅读的文字,观众为了看懂投影片的内容多费精神,反而会让他们无心在你的口头报告上。

除此之外,也要记得选用合适的简报色彩主题,让底色设计跟字型尽量是高对比的呈现,以免被投放在萤幕上看不清楚内容!

不论如何,方便阅读都是整份资料的重点,所以除了文字应该选择方便阅读的字体之外,当然也应力求整体的呈现方式一致,以利阅读并让观众能快速的抓住重点。

同时这边也附上一个很实用的简报素材模板网站,可以用这些素材来辅助你的简报哦:glide.slidor.fr

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